Jak ušetřit čas a peníze: Nejnovější trendy v mzdovém a účetním softwaru pro malé firmy v roce 2025
V roce 2025 je digitalizace účetnictví a automatizace mezd nezbytností pro malé firmy. Nové legislativní požadavky, jako je vracení DPH z nezaplacených faktur nebo povinnost evidovat zaměstnance v registru OSSZ, přinášejí změny, které vyžadují efektivní software. Zjistěte, jak vybrat ten správný nástroj pro váš byznys.
Přehled mzdového a účetního softwaru pro malé firmy v roce 2025
Na českém trhu jsou v roce 2025 rozšířené specializované ERP systémy s moduly pro účetnictví a mzdy, které odpovídají tuzemským zákonům. Tyto systémy jsou uzpůsobeny potřebám malých podniků i aktuálním legislativním změnám (například v oblasti DPH a evidence zaměstnanců).
Hlavní vlastnosti moderního softwaru:
- Personalistika a mzdy: Správa pracovních poměrů, dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce; automatizované výpočty, vyúčtování daní, archivace i reporting.
- Účetnictví a daňová evidence: Podpora podvojného účetnictví, správa DPH (včetně nových režimů od roku 2025), kontrolní hlášení, evidence závazků a pohledávek.
- Online přístup a digitalizace dokladů: Evidence a archivace dokladů online (například přístup dokladujto.cz za 200 Kč), elektronické zpracování daňových přiznání, správa datových schránek.
- ERP reporting a integrace: Rozšířené možnosti reportingu a integrace na banky a další systémy.
Specializované moduly na mzdy
Systém Vema například nabízí certifikovaný modul PAM pro mzdové účetní, zaměřený na přesnost a soulad s aktuální legislativou (například hlášení OSSZ od 1. 7. 2024).
Digitalizace účetnictví v praxi
Digitální evidence a online správa dokumentů se v roce 2025 stávají běžnou praxí u malých firem. Důraz je kladen především na:
- Online archivace dokladů, přístup na dálku: Možnost bezpapírového provozu firmy, a to od jednoduché evidence faktur po automatizované sledování splatností a nezaplacených závazků.
- Reporting a kontrola: Softwarové nástroje usnadňují reporting pro manažery i daňové účely a přípravu kontrolních hlášení.
- Nové legislativní povinnosti: Například od 1. 1. 2025 vzniká povinnost vracení poměrné DPH u faktur po splatnosti více než 6 měsíců. Moderní účetní systémy tuto správu a výpočty podporují.
Co je potřeba k digitalizaci účetnictví:
- ERP účetní software s online archivací (cena služby archivace obvykle od 200 Kč měsíčně).
- Přístup pro externí účetní nebo mzdovou kancelář (často formou outsourcingu s měsíčním paušálem za službu).
- Zajištění souladu se zákonem o elektronické archivaci a správě datových schránek.
Příklady cen mzdového a účetního softwaru a služeb pro malé firmy (2025)
Cenové modely závisí na rozsahu funkcí a náročnosti účetní agendy. Mezi nejčastěji používané modely patří:
- Licenční poplatek za software (paušální, měsíční nebo roční platby; možnost výběru cloudové nebo on-premise varianty).
- Paušál za externí zpracování účetnictví a mezd (outsourcovaná agenda).
- Platby za další služby nad rámec základního balíčku (například vícepráce, reporty, specializované konzultace).
Orientační ceník externího zpracování (bez DPH, 2025)
- Zpracování mzdy (hlavní pracovní poměr): 350 Kč/os/měsíc
- Zpracování mzdy (DPP, DPČ): 250 Kč/os/měsíc
- Daňové přiznání – právnická osoba: 3 000 Kč
- Daňové přiznání – OSVČ: 2 000 Kč
- Daňové přiznání (jen závislá činnost): 600 Kč
- Evidence, třídění dokladů, běžné poradenství (včetně hodinové sazby za vícepráce): 750 Kč/hod.
- Online archivace (např. přístup dokladujto.cz): 200 Kč/měsíčně
- Správa datových schránek: 200 Kč/měsíčně
Ceny jsou aktualizovány v souladu s inflací; pro rok 2025 byla inflace +2,4 % (zdroj: benecb.cz).
Příklad základního balíčku externí správy:
- třídění dokladů, účtování, kontrola výsledků
- telefonická a e-mailová komunikace
- základní personalistika, archivace, jedna hodina poradenství měsíčně v ceně
Legislativa v roce 2025 a dopady na malé firmy
Novinky v oblasti DPH
Od 1. 1. 2025 musí být DPH z nezaplacených závazků (faktur) po splatnosti 6 měsíců vraceno. Softwarové systémy tuto problematiku evidují a podporují její správu a reporting.
Evidence zaměstnanců a DPP
Od července 2024 je povinnost evidovat zaměstnance na DPP v registru OSSZ. Povinnost podávat přehledy platí i u nulových příjmů. Tato agenda vyžaduje softwarovou podporu a správné workflow pro podání.
Certifikace a vzdělávání uživatelů softwaru
S rostoucími požadavky klade rok 2025 důraz na odbornou certifikaci uživatelů účetních a mzdových systémů, jako například školení Vema:
- PAM (mzdový účetní) – ověřuje odborné znalosti v mzdové agendě a práci s Vema.
- PER (personalista) – certifikace pro HR specialisty.
- SYS (správce systému) – určeno pro IT správce a administrátory.
Certifikace probíhá osobně a zahrnuje teoretickou i praktickou část, s možností přípravy ve Vema Akademii. Certifikace přispívá ke snížení chybovosti a zvyšuje efektivitu.
Výběr softwaru nebo služby – doporučení pro malé firmy v roce 2025
- Zkuste najít softwarové řešení, které podporuje digitalizaci dokladů, nové legislativní povinnosti (DPH, OSSZ, datové schránky) a umožňuje cloudový přístup.
- Prověřte možnosti rozšíření nebo modulárního nastavení softwaru podle budoucího rozvoje firmy.
- Věnujte pozornost uživatelské podpoře, možnostem vzdělávání (například certifikace) a přehlednosti uživatelského rozhraní.
- V případě externích služeb sledujte přehlednost ceníku a rozsah služeb zahrnutých ve standardním paušálu (účetnictví, mzdy, DPH, personalistika, konzultace).
Shrnutí
V roce 2025 je efektivní mzdový a účetní software nebo spolehlivá služba zásadní součástí každé malé firmy, zejména z pohledu nových legislativních a digitalizačních požadavků. Moderní ERP systémy nabízí více než jen evidenci – umožňují digitalizaci, automatizaci a lepší kontrolu nad agendou firmy. Ceny za tyto služby jsou transparentní a odráží jejich rozsah. Výběr vhodného řešení pomáhá šetřit čas, snižovat náklady a omezuje riziko chyb.
Sources
Prohlášení: Veškerý obsah, včetně textu, grafiky, obrázků a informací, obsažený na této webové stránce nebo dostupný prostřednictvím této stránky, je určen pouze pro obecné informační účely. Informace a materiály obsažené na těchto stránkách a podmínky, pravidla a popisy, které se zde objevují, mohou být změněny bez předchozího upozornění.